Consequências de não fazer a conciliação bancária no fluxo caixa

O que é a conciliação bancária?
É sinal de que uma empresa acompanha as finanças, comparando as estimativas apontadas pelo financeiro com os lançamentos apresentados no extrato bancário, para compor os saldos reais presentes das contas. Sem esse comparativo, o seu negócio pode estar exposto a risco de fraude e furos no fluxo de caixa, além de não conseguir fazer projeções para o futuro da empresa.

Em algum momento da história do seu negócio, você fez a conciliação bancária a fundo. Mas foi se tornando difícil de acompanhar o crescimento das operações da empresa, pois as vendas aumentaram, assim como as transações bancárias. Por um lado, isso é muito bom! Indica que de micro, o seu negócio evoluiu para o estágio de Pequena e Média Empresa (PME) e assim continuará o ciclo de crescimento.

Mas não fazer a conciliação bancária indica uma gestão financeira para PME que não segue estratégias que levam à longevidade. Você até pode ter deixado de realizar esse procedimento porque implicava em um processo manual que tomava muito tempo. A solução pode estar além das planilhas, mas certamente não será encontrada no abandono desse comparativo que garante a segurança financeira da empresa.

Uma das saídas para o problema de compor o saldo financeiro atualizado da empresa é investir em tecnologia, de modo que ela faça a incorporação automática dos extratos bancários ao sistema financeiro. Isso porque existem, pelo menos, seis consequências de não fazer a conciliação e a sua empresa não precisa sofrer com nenhuma delas. Veja quais são!

#1 Multas por atraso de pagamento

Não basta supor! É preciso ter certeza de que um pagamento foi efetivado. Mesmo que o controle seja feito de cabeça, há sempre um momento em que a memória falha e dá espaço a controvérsias. E atitudes controvertidas podem gerar multas. Se um pagamento for computado, mas não tiver sido efetivado, o resultado implica em arcar com taxas excedentes causadas pelo engano.

O fornecedor não recebeu, então, nada mais justo do que pagar juros e multa incidentes sobre o débito. É ao evitar esse tipo de situação que a conciliação bancária contribui com a gestão financeira para PME, afinal nenhum negócio pode se dar ao luxo de perder dinheiro por falta de atenção às finanças.

#2 Não conseguir identificar desvios ou pagamentos indevidos

Da mesma forma que presumir um pagamento como efetuado sem a devida conferência, fazer o contrário também significa perda de dinheiro. Uma empresa não deve acreditar plenamente na conformidade de todos os débitos. É preciso ter olhar vigilante a todo o tempo. Sem uma rotina de controle interno, o seu dinheiro pode ir pelo ralo.

Quem nunca pagou duas vezes uma mesma conta? Tentou fazer a transação em um banco pela internet, não conseguiu. Foi para o aplicativo do banco e a transação não se completou. Muitas vezes, a instabilidade na rede pode levar a uma perda financeira. Isso se a sua empresa não contar com um sistema que faça essa conciliação entre os extratos das instituições financeiras, identificando o código do boleto na lista de débitos das duas contas.

Além dessa hipótese, você nunca deve confiar cegamente nem nos colaboradores da empresa nem no próprio banco. Golpes e escândalos financeiros não são novidade.

#3 Não saber se há recursos disponíveis para novos investimentos

O crescimento da empresa depende de vários fatores. O mais lembrado deles é o mercado, que todo empreendedor deseja ver aquecido. Mas, pouco lembrada, a conciliação bancária ajuda em uma das principais tarefas para o crescimento: o planejamento orçamentário.

Saber quanto a empresa vai ter de despesas ou entradas de capital ao longo do ano, dos meses e até dos dias demonstra maturidade financeira e preparo para enfrentar jornadas de crescimento, mesmo diante do mercado em baixa. Fazer conciliação bancária é, afinal, manter o fluxo de caixa em dia.

#4 Identificar operações de risco

Nem sempre as operações bancárias estão devidamente identificadas. Por isso, é preciso manter sobre elas um histórico que vai muito além do extrato. Quando o fisco bater a sua porta, você precisará responder à qual transação corresponde uma entrada de grande valor na sua empresa.

Não ter a resposta na ponta da língua pode acarretar na presunção de fraude, como a lavagem de dinheiro, que por meio do mascaramento de transações torna aparentemente legal montantes de origens duvidosas.

Todas as operações devem ser identificadas, tais como:

Depósitos com mais de 90 dias não vinculados a uma transação;
Estornos de cheques que passarem de cinco dias;
Retiradas com mais de dois dias, sem indicação de origem.

#5 Não tomar outras atitudes saudáveis para o financeiro

Se a sua empresa faz a conciliação, realiza também a escrituração bancária. Escriturar os movimentos do dinheiro operado na sua empresa pode trazer mais segurança diante do fisco.

Fazer a escrituração vai além de apenas conciliar os dados bancários e as previsões feitas pelo financeiro. Escriturar pressupõe o registro metódico de cada operação que envolva o dinheiro da empresa. O começo dessa atitude que traz benefícios à gestão financeira para PME é a conciliação bancária.

#6 Perda de investidores

Se a sua empresa pretende receber novos investimentos, apresentar o financeiro em detalhes pode fazer a diferença. Negócios que não contam com respaldos como a conciliação bancária podem sair perdendo, já que nenhum fundo de fomento ou investidor anjo corre riscos à toa.

Ter cuidados como a conciliação e a escrituração mostra que a sua empresa é confiável. O que faz aumentar a chance de entrada de novos investidores. Para as startups, manter a prática é fundamental para mostrar que, apesar de iniciante a empresa é madura o suficiente para crescer e cuidar do dinheiro dos investidores, gerando lucro e segurança.

As entradas de capital também devem constar no processo de conciliação bancária. Afinal, o fluxo de caixa não está completo sem as entradas e saídas de dinheiro. Tome cuidado com a gestão financeira para PME.

Fonte: NTW